Co kryje się pod pojęciem optymalizacja kosztów MŚP w 5 krokach? To dopasowanie redukcji kosztów do skali i możliwości firmy. Niektórzy tłumaczą je też jako mądre wydawanie pieniędzy, czyli takie, które przynosi efekty. Koniec końców w prowadzeniu firmy zawsze chodzi o to, aby zarabiać więcej niż się wydaje i o stabilny wzrost zysku.
Sprytna kontrola kosztów w Twojej firmie przyczynia się do maksymalizacji zysków, lecz niestety niewłaściwe i nieprawidłowe zarządzanie tym procesem, może stanowić poważne zagrożenie dla osiągania celu. Obawiasz się redukcji kosztów? Przeczytaj, na czym polega optymalizacja kosztów MŚP w 5 krokach.
Po co optymalizować koszty i jakie działania podjąć?
Niezmiernie ważne jest, aby na samym początku zastanowić się, czy optymalizacja kosztów to proces, którego potrzebuje Twoja firma. Pomyśl, jakie potencjalne korzyści przyniesie i czy przyczyna złego stanu firmowej kasy nie leży gdzieś głębiej. Będąc na codzień w firmie, żyjąc jej życiem, trudno nam określić, jakie błędy popełniamy.
Jeżeli koszty stałe są wysokie, to przemyśl, czy nie musisz podkręcić obrotów sprzedaży. Być może podniesienie ceny produktów/usług, które sprzedajesz lub poszerzenie kręgu klientów, przyniosą najlepsze rezultaty. Jeśli jednak nie tu tkwi problem, to optymalizacja może być dla Twojej firmy rozwiązaniem. Jeśli nie oszczędności, to co ma szansę przynieść największe rezultaty? Jeśli prowadzisz biznes gastronomiczny, pomyśl także o optymalizacji food costu.
Optymalizacja kosztów w małej firmie – od czego zacząć?
Optymalizacja kosztów MŚP jest kluczowa, ponieważ pomaga zwiększyć rentowność i konkurencyjność firmy. Skuteczna kontrola kosztów umożliwia MŚP alokację środków na rozwój, inwestycje oraz innowacje, co może przyczynić się do wzrostu przewagi konkurencyjnej. Jednakże, jest to również wyzwanie ze względu na ograniczone zasoby i skalę operacyjną MŚP, co sprawia, że konieczne jest dokładne zarządzanie każdym wydatkiem.
Dodatkowo, w zmieniającym się środowisku biznesowym, koszty mogą być trudne do przewidzenia, co utrudnia planowanie i prognozowanie budżetów. Niekontrolowane koszty mogą prowadzić do problemów finansowych, które zagrażają stabilności i długoterminowemu rozwojowi MŚP. W związku z tym, skuteczne strategie optymalizacji kosztów wymagają stałego monitorowania, analizy oraz adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych.
Co więcej, każda mała lub średnia firma rządzi się swoimi prawami. Jako jej właściciel cierpisz na nieustanny brak czasu i potrzebujesz konkretnych wskazówek, jakie działania podjąć, aby pieniądze nie uciekały z firmy na bezsensowne wydatki. Przedsiębiorcy wydają swoje oszczędności i, o ile taka strategia pozwala na chwilowe zatrzymanie problemu, tak w perspektywie długoterminowej, nie jest żadnym remedium.
Na co dzień mierzą się z nią setki, jeśli nie tysiące przedsiębiorców. Każdy z nich popełnia liczne błędy, a koszty zamiast maleć wrastają. Taka sytuacja wpływa na kondycję biznesów, a w konsekwencji – nawet na ich upadłość. Zdaniem ekspertów z firmy Coface jedynie w zeszłym roku upadłość ogłosiło aż 4 701 firm i niestety, jest to trend wznoszący.
Sposoby na optymalizację kosztów w firmie: mniejsze koszty, szybszy rozwój
Ilu przedsiębiorców, tyle sposobów na optymalizację kosztów. Nie ma jednej słusznej drogi w zadbaniu o finanse firmy. Nie znaczy to jednak, że zamiast próbować, należy się za wczasu poddać.
Aby osiągnąć sukces, warto przyjrzeć się poniższym elementom:
1. Optymalizacja kosztów, krok pierwszy: realny podział kosztów
Mówiąc jak najogólniej, koszty biznesowe można podzielić na dwa rodzaje:
- Koszty stałe – takie, które ponosisz co miesiąc;
- Koszty zmienne – takie koszty, które zmieniają się w zależności np. od wysokości sprzedaży.
Liczby powinny być podstawą w każdej firmie. Dobra analiza danych, może przynieść Ci wiele cennych informacji. Poproś w tej kwestii o pomoc księgowość lub dział finansowy. Najważniejsze, żeby dane były aktualne – tylko takie bowiem pozwolą na realną optymalizację finansów. Pierwszy rzut oka na dostępne liczby, może być dla Ciebie trudnym momentem, który podpowie Ci większą oszczędność. Wbrew pozorom, nie zawsze jest to dobra droga.
Prawdopodobnie zaleją Cię ciągi arkuszy liczbowych. Będziesz oglądał koszty z każdej możliwej strony, ale to ważny krok. Jeśli prowadzisz biznes w branży gastronomicznej przydatnym rozwiązaniem w określaniu danych i liczb jest system POS, który bezbłędnie policzy, przeanalizuje za Ciebie i ułatwi pilnowanie bieżących wydatków.
Przedsiębiorcy czasami tracą perspektywę i skupiają się na jednostkowych kosztach. Ważne jest monitorowanie, ile wydajesz średnio na np. utrzymanie lokalu, a nie czy w tym miesiącu kawa dla pracowników kosztowała o 20 zł więcej. Pamiętaj, żeby koszty podzielić na sensowne kategorie i zastosować działania w podziale na nie. Pierwsze kroki optymalizacyjne postaw tam, gdzie możesz zyskać najwyższe oszczędności.
Tabela z kategoriami i poszczególnymi kosztami musi być dla Ciebie zrozumiała. Jeśli masz poczucie, że któreś wydatki są Ci obce, dopytaj odpowiedzialną za nie osobę. Taka rozpiska będzie wyglądała inaczej w każdej firmie. Pozwala ona właścicielowi na pierwsze rozeznanie.
2. Potrzebujesz minimum organizacji i planu
Jeśli już podzieliłeś koszty na te stałe i zmienne oraz wiesz, w jakich kategoriach je umieścić, czas na opanowanie chaosu w firmie. Pracodawcy nie zdają sobie sprawy, że brak planu i organizacji, nie tylko deprymują pracowników, ale też generuje koszty, które trudno oszacować. W małej firmie, gdzie właściciel, niejednokrotnie na początku nie wypłaca sobie wynagrodzenia, skuteczne delegowanie zadań to podstawa.
Księgowość i obieg dokumentów – porządek w tych obszarach może przynieść dużą oszczędność. Rozważ wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Jest to dobre zarówno dla środowiska (mniej drukowanego papieru), jak i dla porządku w Twojej firmie.
Jeśli posiadasz lokal lub biuro to uważnie przeanalizuj wydatki na nie. Posiadanie biura wiąże się z benefitami, ale nie oszukujmy się, generuje spore wydatki. W tym momencie musisz jednak rozeznać, w której kategorii kosztów umieścisz biuro: niezbędnych do istnienia firmy, inwestycyjnych, czy pozostałych. Jeśli zaś lokalizacja biura jest na tyle optymalna, że przyciąga ludzi, zachęca ich do wejścia, to być może optymalizacja akurat tego kosztu, będzie nie trafionym posunięciem. Zrobisz oszczędność na firmie zlokalizowanej poza miastem? W perspektywie długofalowej możesz stracić klientów. Wszystko zależy od Twojej decyzji. Podejmuj taką, która obniży koszty, ale nie będzie negatywnie rzutowała na kluczowe procesy w firmie. Optymalizacja tak, ale nie ponad wszystko.
3. Deleguj zadania, korzystaj z usług firm zewnętrznych
Proszenie się rodziny, znajomych o podwiezienie gdzieś towarów, kombinowanie, kto je odbierze, samodzielne rozwożenie prywatnym autem itp. to częsty obszar, który jest niezagospodarowany i wzmaga chaos. Podczas procesu optymalizacji kosztów, sprawdź, czy inwestycja w nawiązanie umowy np. z firmą logistyczną, nie będzie dobrym rozwiązaniem.
Delegowanie zadań w małych i średnich przedsiębiorstwach, jest kluczowym narzędziem efektywnego zarządzania, które przynosi liczne korzyści. Umożliwia wykorzystanie specjalistycznych umiejętności i doświadczenia pracowników, co przyczynia się do poprawy jakości wykonywanych zadań. Sprzyja również wzrostowi zaangażowania pracowników poprzez dawanie im większej odpowiedzialności i autonomii w wykonywaniu swoich obowiązków. Delegowanie zadań może też przyspieszyć tempo pracy, umożliwiając szybsze reagowanie na zmiany na rynku czy potrzeby klientów. Taka sytuacja sprzyja rozwojowi kompetencji pracowników, ponieważ pozwala im na zdobycie nowych umiejętności i doświadczeń. Co więcej, efektywne delegowanie zadań przyczynia się do zwiększenia efektywności operacyjnej i wzrostu produktywności w MŚP.
Rozpoznaj, czy wszystkie działy i stanowiska w firmie są niezbędne w ramach jej struktur. Na przykład obecnie istnieje tak wiele sprawdzonych biur księgowych, z usług których możesz skorzystać. I nie ma tu większego znaczenia forma prowadzonej działalności. Wybierz księgową, która specjalizuje się w obsłudze firm, z Twojej branży. Rozważ tę opcję. Może się okazać, że delegowanie niektórych zadań do firm zewnętrznych, będzie optymalizowało koszty.
4. Optymalizacja kosztów – Automatyzacja, czyli jak mogę to zrobić prościej (i taniej)
Wiemy, co pomyślisz. Zautomatyzować? To dla dużych firm. Ale to nie prawda. Część żmudnych i kosztownych procesów, możesz bez problemu powierzyć w ręce… programów komputerowych. Zadania chociażby takie jak obsługa powtarzalnych i nie wymagających ludzkich kompetencji czynności, mogą robić właśnie programy.
Na szczególną uwagę zasługują POS-y. Jest to program do obsługi lokalu gastronomicznego – ułatwia zbieranie zamówień, płatności, analizuje stany magazynowe, podpowiada, czego brakuje. Innowacyjne programy mogę skrócić listę pracowników, których musiałbyś zatrudnić, przeszkolić, wdrożyć. Należy zaznaczyć, że w procesie optymalizacji kosztów, nie chodzi o zwalnianie ludzi lub nie zatrudnianie ich. Chodzi o robienie tego mądrze. Automatyzacja ułatwia powtarzalne procesy, tak aby zasoby ludzkie przesuwać, tam, gdzie komputery są niewystarczające.
Będąc przy temacie programów, przejrzyj listę licencji, które posiadasz. Może okazać się, że płacisz za nie używane już dawno narzędzia. Lub takie, których funkcje powielają się. Pamiętaj, że suma oszczędności składa się na zyski.
5. Optymalizacja kosztów a możliwości firmy
Wyobraź sobie taką sytuację. Dane pokazują, że w firmie zaczyna dziać się dobrze. Obroty rosną, pozwalasz sobie na większe inwestycje, podnosisz pensje, jakość produktów. Po czym okazuje, się, że te działania wcale nie przyniosły zysków. Przeszarżowałeś, licząc na szybki rozwój. Straciłeś panowanie nad finansami. Największe zyski najmniejszym kosztem – taką definicją optymalizacji posługują się niektórzy. A może lepiej byłoby określić optymalizację jako dostosowanie wydatków i decyzji do wielkości i możliwości w firmie?
Jeśli Twoja firma ma możliwość np. zamiana jednorazowo większej ilości produktów, w zamian za rabaty u dostawcy, to skorzystaj z tej opcji. Często narzekamy na partnerów biznesowych, w chwilach zwątpienia zaczynamy szukać lepszej oferty u konkurencji. Tymczasem negocjacje z obecnymi dostawcami mogą okazać się skuteczne i zoptymalizować niektóre koszty.
Zalety optymalizacji kosztów w firmie
Jak widzisz, aby optymalizować koszty musisz zaplanować różne działania. To, co działa w innej firmie, może nie sprawdzić się w Twojej. Warto mieć rękę na pulsie. Zacząć od wprowadzenia porządku i bazując na uzyskanej wiedzy podejmować kolejne działania. Optymalizację kosztów poprzedź porządną analizą danych, a wtedy inwestycja Twojego czasu, przyniesie oczekiwane rezultaty. A co będziesz z tego miał, poza samą satysfakcją?
Optymalizacja kosztów w małych i średnich przedsiębiorstwach (MŚP) przynosi szereg korzyści.
- Umożliwia zwiększenie rentowności poprzez redukcję niepotrzebnych wydatków i efektywne wykorzystanie zasobów finansowych.
- Wspomaga zdolność MŚP do konkurencji z innymi podmiotami poprzez obniżenie cen produktów lub usług, co może przyciągać klientów i zwiększać udziały w rynku.
- Może prowadzić do poprawy efektywności operacyjnej, skracając czas i zasoby potrzebne do wykonania zadań.
- Pozwala uniknąć nadmiernych obciążeń finansowych, które mogłyby prowadzić do problemów płynności finansowej.
- Umożliwia MŚP elastyczne reagowanie na zmiany w otoczeniu biznesowym, co może być kluczowe dla przetrwania i rozwoju w dynamicznym środowisku rynkowym. Wreszcie, optymalizacja kosztów może wspomagać długoterminowy wzrost i zrównoważony rozwój MŚP poprzez alokację zasobów na inwestycje w innowacje, rozwój produktów i ekspansję na nowe rynki.
Pozostając w temacie rozwoju produktów. Jeśli pomimo zadbania o finanse, planujesz w krótkim czasie postawić na duży wydatek w rozwój biznesu, wyciągamy do Ciebie pomocną dłoń i oferujemy produkt Wealthon POSCASH. To pierwsza w Polsce pożyczka, w której zdolność kredytowa firmy jest określana na podstawie dziennych obrotów na terminalu płatniczym. Spłacisz ją wygodnie, ponieważ wysokość dziennej raty dostosowana jest do możliwości przedsiębiorstwa. Rata to ustalony procent (5, 10, 15 lub 20%) od dziennego utargu.
Optymalizacja kosztów w firmie: podsumowanie
Dbanie o koszty w małych i średnich przedsiębiorstwach jest kluczowym działaniem, które przynosi szereg korzyści. Poprzez redukcję niepotrzebnych wydatków, MŚP mogą zwiększyć swoją rentowność i konkurencyjność na rynku. Efektywne zarządzanie kosztami wspomaga również poprawę efektywności operacyjnej oraz elastyczne reagowanie na zmieniające się warunki biznesowe. Co również istotne, długoterminowo pozwala na zadbanie o oszczędności i dalsze inwestycje w rozwój firmy i zwiększenie sprzedaży: zatrudnienie nowych pracowników, wdrożenie zaawansowanych systemów informatycznych (służących optymalizacji procesów), przeniesienie się do większego biura w lepszej lokalizacji etc.
Unikanie nadmiernych obciążeń finansowych przyczynia się do utrzymania stabilności finansowej, podczas gdy alokacja zasobów na inwestycje stymuluje długoterminowy wzrost i rozwój MŚP. Co najważniejsze, optymalizacja kosztów jest nie tylko wyzwaniem, ale również kluczowym elementem strategii sukcesu dla MŚP. Koszty w firmie to poniekąd jednocześnie inwestycja, pozwalająca zautomatyzować procesy i zwiększyć docelowo zyski w firmie.
Mamy nadzieję, że dzisiejszy post okazał się wartościowym przewodnikiem po optymalizacji kosztów, który pomoże Ci w podjęciu kluczowych finansowych decyzji. Trzymamy mocno kciuki za Twoje biznesowe sukcesy i jeśli potrzeba pomożemy w finansowaniu każdej firmie!
