Firma zaczyna się od pomysłu. Przełożenie go na realną działalność to już trudniejsza sprawa. Planowanie budżetu to kwestia, która wielu, szczególnie początkującym przedsiębiorcom, spędza sen z powiek. Koszty operacyjne, nieprzewidziane wydatki, negocjacje z dostawcami – to tylko niektóre z obowiązków, o jakie musi zadbać właściciel firmy. Chcesz dowiedzieć się, jak kontrolować wydatki firmy? Tak, aby marzenia o biznesie zamienić w zysk? Spróbujemy Ci doradzić!
Jak kontrolować wydatki firmy? Co to jest rachunek zysku i strat?
Kluczowe dla dobrej sytuacji finansowej w przedsiębiorstwie, jest dbanie o porządek w firmowej kasie. Pieniądze nie lubią chaosu. Najprostszą formą kontroli nad finansami, jest prowadzenie rachunku zysku i strat. Pokazuje on czarno na białym określony wynik finansowy w wybranym okresie obrachunkowym. Tego typu podstawowe sprawozdanie finansowe składa się z:
- przychodów,
- kosztów,
- wyniku finansowego.
To jednak zbyt mało szczegółowy budżet. Nie daje on poglądu na to, skąd pojawiły się niektóre przychody. Źródło przychodów mówi bowiem, o kierunku, w jakim zmierza firma. Jeśli przedsiębiorca zarabia na wyprzedawaniu majątku firmy, a nie na sprzedaży produktów lub usług, to nie świadczy dobrze o stanie działalności. W perspektywie przyszłości może też zwiastować ewentualne problemy.
Dobre zestawienie pokaże też, jak kształtują się koszty produkcji i jakie zyski w danym okresie możesz wpisać w budżet lub z jakimi wyzwaniami będziesz się mierzyć. Monitorowanie przepływu pieniędzy w bardziej zaawansowany niż pokazaliśmy wyżej sposób, jest też ważne, ze względu na podatki. Szczególne miejsce zajmuje tu podatek od dochodu. W skali miesiąca może w znaczy sposób wpłynąć na stan finansów. Jak w takim monitorować w bardziej zaawansowany sposób kwestie finansowe?
Rachunek zysków i strat – rozbudowana forma
Dla budżetu firmowego rozbudowany rachunek zysków i strat z wyszczególnionymi grupami przychodów i kosztów, to rozwiązanie idealne. Istnieją dwa modele:
- wersja porównawcza
- wersja kalkulacyjna
Oba warianty określają wynik netto ze sprzedaży.
Cele finansowe firmy – zyski
Wielu przedsiębiorców jest tak zaabsorbowanych początkowymi wydatkami na firmę, pochłaniają ich opłaty, inwestycje, wybór dostawców itd., że zapominają o najważniejszym. Prowadzenie firmy ma przede wszystkim na celu zarobek. Po odliczeniu wszystkich kosztów (w tym również Twojego wynagrodzenia) powinien pozostać dochód. Nawet minimalne dochody w budżecie dają już nadzieję na sukces.
Jak kontrolować wydatki firmy? Utrzymanie płynności finansowej
Jeśli Twoja firma generuje już jakieś zyski, nie osiadaj na laurach. Teraz czas na zadbanie o płynność finansową. Wiele branż w Polsce posiada sezonowe zarobki. Np. lokale gastronomiczne w turystycznych miejscowościach w sezonie zarabiają na resztę roku. Utrzymanie płynności takiej firmy jest bardzo trudne. Jeśli jesteś właścicielem tego typu działalności przyłóż się szczególnie pilnie do kontrolowania wydatków. Pamiętaj też, że sezonowe przedsiębiorstwo ma utrudniony dostęp do kredytów bankowych. Na rynku pozabankowym istnieją jednak rozwiązania finansowe dla małych i średnich firm np. Wealthon POSCASH, których spłata jest elastyczna, a do wniosku nie potrzeba zbędnych dokumentów.
Przepływ pieniędzy – jak nad nim zapanować?
Wiele metafor łączy pieniądze z wodą. Wpływy środków (dochody/przychody) i odpływy, czyli wydatki rzeczywiście mogą kojarzyć się ruchami wody w zbiorniku. Tym zbiornikiem w kontekście firmy, jest jej budżet. Sztuką jest po pierwsze panowanie w czasie nad ilością dolewanych do budżetu firmowego pieniędzy, po drugie nad kontrolowanym wypuszczaniem ich. Zwiększenie wydatków na inwestycje, zawsze powinno iść w parze z jednoczesnym przychodem z innej strony. Gdzie jest haczyk? Żeby wyjąć z firmy pieniądze najpierw trzeba mieć skąd włożyć. Zwróć uwagę, jak ważna jest początkowa suma, z jaką startujesz. Konieczne jest też, aby zawsze mieć wiedzę o zapasie gotówki, jaki posiadasz na firmowym koncie. Miej poduszkę bezpieczeństwa, a nieprzewidziane wydatki nie będą Twoim zmartwieniem.
Kontroluj, analizuj, zmieniaj
Śledzenie wydatków i analiza kosztów pozwalają rozeznać, gdzie ubywa nam zbyt dużo, a gdzie da się poczynić oszczędności.
Renegocjacja umów u dostawców to przykładowe działanie, które możesz wykonać. Nie bój się pytać i rozmawiać – być może w łatwy sposób uda się obniżyć pewne koszty.
Automatyzacja procesów – brzmi enigmatycznie, ale polega na upraszczaniu niektórych czynności. Finanse Twojej firmy mogą skorzystać na automatyzacji, tam gdzie nie potrzebny jest czynnik ludzki.
Zużycie materiałów i energii – to kolejne wydatki, które potrzebują Twojego przemyślenia i mądrej decyzji. Kilka bezsensownie wydrukowanych kartek nie zrujnuje Ci firmy, ale w skali miesiąca lub lat, nieuzasadnione zużycie może wyrządzić szkody w budżecie. Musisz wiedzieć, że budżet to również suma małych wydatków.
Jak kontrolować wydatki firmy? Jak zacząć?
- Zaplanuj budżetTo faza, w której siedzisz z długopisem i kartką lub plikiem w Exelu. Wypisujesz koszty i przychody za dany okres. Koszty to np. zakup materiałów, opłaty za energię, wynagrodzenie pracwoników (i Twoje!). Na tym etapie należy określić również cele sprzedażowe.
- Monitorowanie i kontrolowanieTo faza rozciągnięta w czasie. Polega na regularnym odnotowywaniu wydatków i przychodów oraz porównywaniu ich z zakładanymi na początku.
- Analiza kosztów i korzyści Analiza ROI (Return on Investment) potrzebna Ci, aby ocenić szansę Twoich inwestycji na zarobek. Czy np. zakup narzędzi do Twojej firmy przyniesie zakładaną korzyść? Jeśli tak, to jaką? Jak podniesie efektywność działań?
Koszty stałe i koszty zmienne
Przed podjęciem decyzji o większych wydatkach, warto mieć świadomość, jak kształtują się stałe koszta. Będą to wydatki, które nie zmieniają się w zależności od wolumenu produkcji lub poziomu usług. Pamiętaj, że stałość tych kosztów, nie polega na ich stałej wartości. Zależne są bowiem od sytuacji makroekonomicznej. Czy wiesz, co należy do kosztów stałych? Mogą to być np.:
- wynagrodzenie pracowników
- ubezpieczenie urządzeń
- czynsz za wynajem lokaluKoszty zmienne to koszty, które związane są z produkcją Twojej firmy. Jeśli produkcja rośnie, koszty zmienne rosną wraz z nią. Kosztów zmiennych naturalnie nie uwzględniamy w rozpisce kosztów stałych. Co zaliczymy do tej kategorii?
- koszty towarów
- koszt energii
- koszty materiałówJak kontrolować wydatki firmy? Najlepsze, co możesz zrobić dla swojego przedsięwzięcia, to wiedzieć, ile dokładnie wydajesz. Kluczowym słowem jest tu dokładnie. Możesz być zaskoczony, kiedy zaczniesz kontrolować finanse na poważnie. Ale kontrola kosztów koniec końców przyniesie Twojej firmie tylko profity. Jeśli podejdziesz do budżetu przedsiębiorstwa na serio, to przyszykuj się na proces ciągły. Dzięki monitorowaniu kosztów, będziesz wiedzieć, na jaki wydatek możesz sobie pozwolić. A jeśli w danym miesiącu zabraknie Ci na np. sprzęt w promocyjnej cenie i jest to wydatek niecierpiący zwłoki, to środki uzyskasz wnioskując np. w aplikacji Wealthon Wallet.
